- Cos'è il whistleblowing e chi è il Segnalante (o whistleblower)?
Il whistleblowing è uno strumento che consente ai dipendenti o terze parti (ad esempio i fornitori) di segnalare in modo riservato eventuali illeciti riscontrati durante la propria attività lavorativa.
Il Segnalante è la persona che individua un illecito o un'irregolarità sul luogo di lavoro, durante lo svolgimento delle proprie mansioni e decide di segnalarlo alla società o ente di appartenenza o ad un'autorità che possa agire efficacemente al riguardo.
Il Segnalante è tutelato dalla normativa. Per ulteriori informazioni ti consigliamo di leggere la “normativa sul whistleblowing”, disponibile su Internet.
- Come posso inviare una segnalazione?
Il sistema Segnalazioni.net prevede due modalità che possono essere presenti contemporaneamente o meno, in base alle scelte del Responsabile del Whistleblowing:
Utente Registrato: crei un account tramite il quale accedi con username e password (scelte da te) alle tue segnalazioni. In questo caso la tua identità è disponibile al destinatario Responsabile, ma è separata dalla segnalazione e nascosta.
Utente non registrato: crei la segnalazione e accedi ad essa tramite i codici rilasciati dal sistema. Custodisci con cura il codice e la password perché in caso di smarrimento non avrai più accesso alla tua segnalazione. Se hai indicato nome e cognome, la tua identità resterà nascosta ma accessibile solo al destinatario della segnalazione. Se preferisci restare anonimo, se questa modalità è stata prevista, non indicare riferimenti che potrebbero far risalire alla tua identità. Se alleghi dei file, ricorda di verificare che non contengano riferimenti alla tua identità, anche all’interno dei metadata. Se richiesto dal Comitato Responsabile della gestione della segnalazione, potrai comunicare la tua identità, successivamente, tramite l’area messaggi.
- Da chi e come viene gestita la mia segnalazione?
La segnalazione viene gestita da un Comitato Responsabile della gestione della segnalazione costituito dai componenti dell’Organismo di Vigilanza. Per ulteriori dettagli ti consigliamo di leggere la procedura (link alla pagina)
- Come posso verificare l'andamento della mia segnalazione?
Se sei un utente REGISTRATO o hai indicato l’indirizzo email come UTENTE NON REGISTRATO, riceverai una notifica via email nel caso in cui il Responsabile voglia richiederti ulteriori informazioni o chiarimenti. Se non ricevi notifiche, verifica anche nella casella dello spam. Ad ogni modo ti consigliamo di accedere periodicamente alla tua segnalazione per verificare direttamente se hai delle richieste o semplicemente per consultare lo stato di lavorazione. Ti ricordiamo, per motivi di riservatezza, di non utilizzare un indirizzo di posta aziendale.
- Come posso integrare la segnalazione?
Dopo aver inviato la segnalazione puoi integrarla, accedendo alla segnalazione stessa e inserendo un messaggio nell’area “messaggi”.
- Quali fatti o atti posso segnalare?
Non esiste una lista tassativa di illeciti o irregolarità che possono costituire l'oggetto del whistleblowing. Vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti, rischi, reati o irregolarità a danno dell'interesse pubblico.
Il whistleblowing non riguarda le lamentele di carattere personale del segnalante, solitamente disciplinate da altre procedure.
All’interno del modulo della segnalazione troverai un elenco di tematiche, utilizza una di queste. Per ulteriori dettagli puoi consultare la procedura (link alla pagina)
- Come viene gestita la mia identità?
Le segnalazioni e l'identità del Segnalante (Whistleblower) sono altamente riservate; Il software nasconde l’identità del segnalante. L'accesso all'identità del segnalante è comunque concesso esclusivamente al responsabile della segnalazione, tramite una procedura di sicurezza, che registra l'accesso all'identità, con richiesta della motivazione. Nel caso in cui il responsabile abbia visualizzato la tua identità, verrai informato dalla piattaforma tramite un avviso. Il sistema non utilizza sistemi di log che consentano di risalire all’identità di chi invia una segnalazione.
Testo standard proposto:
COSA È POSSIBILE SEGNALARE
Non esiste una lista tassativa di illeciti o irregolarità che possono costituire l'oggetto del whistleblowing. Vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti, rischi, reati o irregolarità a danno dell'interesse pubblico.
Il whistleblowing non riguarda le lamentele di carattere personale del segnalante, solitamente disciplinate da altre procedure.
All’interno del modulo della segnalazione troverai un elenco di tematiche, utilizza una di queste. Per ulteriori dettagli puoi consultare la procedura (link alla pagina).
Le condotte illecite segnalate devono riguardare situazioni di cui il segnalante sia venuto direttamente o indirettamente a conoscenza, anche casualmente, in ragione del rapporto di lavoro e del ruolo rivestito.
Le segnalazioni fondate sul sospetto o sul pettegolezzo non possono invece essere considerate meritevoli di tutela in quanto è necessario tenere conto dell’interesse dei terzi oggetto delle informazioni riportate nella segnalazione ed evitare al contempo che l’amministrazione o l’ente svolga attività ispettive interne che rischiano di essere poco utili e comunque dispendiose.
Resta infine fermo il requisito della veridicità dei fatti a tutela del denunciato.
Testo standard proposto:
Approfondimenti - Note sulla riservatezza
La segnalazione è accessibile solo a te e al Comitato Responsabile della gestione della segnalazione della Società . Tramite questa piattaforma puoi inviare una segnalazione in maniera sicura e riservata. La procedura prevede anche l’invio di una segnalazione in forma completamente anonima.
Segnalazione Riservata: per segnalazione riservata si intende una segnalazione in cui il segnalante è identificabile. Le segnalazioni riservate prevedono la registrazione preliminare dell’utente e successivamente, una volta creato l’account, l’utente può inviare la segnalazione. È possibile inviare una segnalazione riservata anche senza creare un account, compilando il modulo della segnalazione dalla sezione "Segnala senza registrazione" (se presente) e indicando i dati personali alla fine del modulo. I dati del segnalante sono separati dalla segnalazione, pertanto, la segnalazione riservata viene inviata al Responsabile in forma anonima. Soltanto il Responsabile è in grado di associare la segnalazione ai dati del segnalante e quindi visualizzarne l’identità.
Segnalazione Anonima: le segnalazioni anonime sono segnalazioni che non consentono l’associazione della segnalazione al nominativo del segnalante in quanto il dato del nominativo del segnalante non esiste. In questo caso il segnalante non è obbligato a registrarsi al sistema e può inviare la segnalazione come utente non registrato nella sezione "Segnala senza registrazione", se presente.
Questa piattaforma, garantisce la riservatezza e la sicurezza delle informazioni: Tutti i contenuti da te inseriti, compresa la tua identità sono crittografati e possono essere letti esclusivamente da te e dai destinatari delle segnalazioni (Comitato Responsabile della gestione della segnalazione della Società).
Una volta inviata la segnalazione, puoi seguirne l’andamento e continuare a comunicare con il Comitato Responsabile della gestione della segnalazione della Società attraverso l’area messaggi, associata alla segnalazione. Anche in questo caso tutte le informazioni sono crittografate e protette dalla piattaforma. Se hai indicato un indirizzo email (o se ti sei registrato), riceverai una notifica via email, quando il Responsabile ti invierà un messaggio. In ogni caso ti consigliamo di accedere periodicamente alla tua segnalazione per verificare la presenza di eventuali richieste di chiarimenti da parte del Responsabile. Per maggior riservatezza, ti consigliamo di non utilizzare un indirizzo email aziendale.
Se hai indicato il tuo nome, o se invii la segnalazione come utente registrato, la tua identità resta nascosta anche al Comitato Responsabile della gestione della segnalazione della Società, che comunque avrà la facoltà di visualizzarla se lo riterrà necessario. In tal caso verrai informato da un avviso all’interno della segnalazione.
Per maggior riservatezza ti suggeriamo di:
- non inserire dati personali che potrebbero far risalire alla tua identità nella descrizione del fatto segnalato;
- non utilizzare un indirizzo email aziendale per la registrazione o per ricevere notifiche dal sistema;
- non inviare una segnalazione dalla tua postazione di lavoro.
